Brevveksling i designeringer
WIPO skal som registreringsmyndighed i vidt omfang underrettes om styrelsens behandling af sagen. Herudover får ansøger også i visse situationer underretning om sagen direkte fra styrelsen og ikke kun via WIPO.
Brevveksling ved absolutte hindringer
Hvis en Madrid Protokol-designering er uegnet til registrering efter varemærkelovens regler på grund af absolutte hindringer, sender styrelsen et foreløbigt afslag direkte til WIPO. Herudover skal WIPO orienteres, hvis det foreløbige afslag senere ændres helt eller delvist.
Både styrelsens foreløbige afslag og meddelelser om endelige afgørelser bliver registreret i WIPO's register og offentliggjort i WIPO Gazette of International Marks. WIPO videresender styrelsens meddelelser til indehaveren af mærket.
Denne procedure følger af Madrid Protokollens Art. 5 og Regulations under the Protocol Rule 17 og Rule 18ter, hvorefter WIPO skal orienteres, hvis den internationale registrering ikke kan opnå beskyttelse i et designeret land.
Herudover foregår den øvrige korrespondance direkte mellem styrelsen og indehaveren eller dennes fuldmægtig. Der stilles ikke krav om, at indehaveren skal lade sig repræsentere af en fuldmægtig vedrørende designeringen af Danmark. Hvis der i det internationale register er noteret en international fuldmægtig, vil Patent- og Varemærkestyrelsen som udgangspunkt sende breve og meddelelser til denne, så længe der ikke er noteret en fuldmægtig på den danske designering.
Indehaveren eller fuldmægtigen kan korrespondere med styrelsen vedrørende mærkets mulighed for at opnå gyldighed i Danmark, og et eventuelt afslag kan ankes.
Brevveksling ved forvekslelige mærker
Hvis styrelsen ved sin undersøgelse af Madrid Protokol-designeringen alene finder relative hindringer i form af ældre identiske eller forvekslelige ansøgte eller registrerede varemærker, skriver styrelsen direkte herom til indehaveren.
I denne situation sender styrelsen ikke et foreløbigt afslag til WIPO, da styrelsen ikke på eget initiativ afslår en ansøgning på baggrund af en relativ hindring. Fremsættes der derimod indsigelse mod en designering, sender styrelsen et foreløbigt afslag, da styrelsen i en sådan situation skal tage stilling til, om ansøgningen skal afslås helt eller delvist på grund af en relativ hindring, eller om designeringen kan godkendes.
Når designeringen er klar til at blive offentliggjort
Når styrelsen offentliggør en designering i Dansk Varemærketidende, sender styrelsen samtidig orientering til WIPO om, at styrelsen ikke har fundet hindringer for at godkende designeringen, men at tredjemand nu har mulighed for at nedlægge indsigelse mod designeringen. Se hertil Common Regulations Rule 18bis om meddelelser om "Interim Status of the Mark".
Har styrelsen tidligere meddelt WIPO et såkaldt 18-måneders forbehold i en sag, jf. varemærkelovens § 55, sender styrelsen dog ikke førnævnte meddelelse, men i stedet blot en orientering til WIPO om indsigelsesperioden.